Ochrana osobních údajů

Mluvíme jako lidi, ne jako obchodní podmínky — a stejně chceme mluvit i o vašich osobních údajích. Na této stránce najdete úplné a srozumitelné informace o tom, jaké údaje zpracováváme, proč, jak dlouho a jaká máte práva. Zpracování probíhá v souladu s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a zákonem č. 110/2019 Sb., o zpracování osobních údajů.

Kdo je správcem vašich údajů

Správcem osobních údajů je společnost [DOPLŇTE: přesná obchodní firma], IČO: [DOPLŇTE: IČO], se sídlem [DOPLŇTE: adresa sídla], zapsaná v obchodním rejstříku vedeném [DOPLŇTE: soud a spisová značka] (dále jen „my" nebo „obchodniq").

Kontaktovat nás můžete kdykoli:

• e-mailem na ahoj@obchodniq.cz,
• telefonicky na +420 774 235 613,
• písemně na adrese sídla uvedené výše.

Pověřence pro ochranu osobních údajů jsme nejmenovali — vzhledem k povaze a rozsahu našeho zpracování nám tuto povinnost zákon neukládá. Se vším, co se týká vašich údajů, se obracejte přímo na nás.

Kdy jsme správce a kdy zpracovatel

Jedna důležitá věc hned na úvod. Jako provizní call centrum voláme často na kontakty, které nám předali naši klienti (firmy, pro které sjednáváme schůzky a prodej). V takovém případě je správcem těchto kontaktů náš klient a my vystupujeme jako zpracovatel — voláme jeho jménem, podle jeho pokynů a na základě smlouvy o zpracování osobních údajů dle čl. 28 GDPR.

Správcem jsme my zejména v těchto situacích:

• provozujeme web obchodniq.cz a jeho kontaktní formulář,
• nahráváme hovory a vyhodnocujeme jejich kvalitu (včetně AI přepisů a skórování) pro vlastní účely — řízení kvality, doložení odvedené práce a vyúčtování provizí,
• jednáme s poptávajícími a stávajícími klienty,
• přijímáme uchazeče o práci.

Tyto zásady popisují zpracování, u kterého jsme správcem. Pokud chcete uplatnit práva ke kontaktní databázi konkrétní kampaně, rádi vás propojíme s klientem, který je jejím správcem — anebo vaši žádost rovnou předáme.

Koho se zpracování týká

Osobní údaje zpracováváme o těchto skupinách lidí (subjektech údajů):

• návštěvníci webu obchodniq.cz,
• poptávající a klienti — lidé, kteří nám napíšou přes kontaktní formulář, e-mailem či zavolají, a kontaktní osoby našich klientů,
• volané osoby — lidé, kterým voláme v rámci kampaní pro naše klienty (typicky zástupci firem),
• uchazeči o práci — lidé, kteří se u nás ucházejí o pozici operátora či jinou roli.

Jaké údaje zpracováváme

Podle toho, do které skupiny patříte, zpracováváme zejména:

• identifikační a kontaktní údaje — jméno, příjmení, e-mail, telefon, název firmy a pozice,
• obsah komunikace — zprávu z kontaktního formuláře, e-maily, obsah telefonických hovorů,
• nahrávky telefonních hovorů a jejich AI přepisy — záznam hlasu, přepis hovoru do textu, automatický zápis do CRM a hodnocení kvality hovoru (skóre),
• údaje o spolupráci — historie kontaktů, domluvené schůzky, výsledky kampaní, fakturační údaje klientů,
• technické údaje z webu — IP adresa, typ prohlížeče a zařízení, analytické cookies (jen pokud nám k nim dáte souhlas — viz Zásady cookies),
• údaje uchazečů o práci — životopis, motivační dopis, údaje z výběrového řízení.

Nezpracováváme žádné zvláštní kategorie údajů (citlivé údaje) a na webu neprobíhají žádné platby — žádné platební údaje od vás nesbíráme.

Proč údaje zpracováváme a na základě čeho

Každé zpracování musí mít účel a právní titul podle čl. 6 GDPR. Tady jsou všechny naše:

Nahrávání hovorů a co s nimi dělá AI

Tohle je jádro našeho podnikání, takže si zaslouží vlastní kapitolu — bez mlžení.

Všechny obchodní hovory nahráváme. Každou volanou osobu o tom informujeme na začátku hovoru, ještě před zahájením samotného jednání — dozvíte se, kdo volá, že je hovor nahráván a kde najdete podrobné informace o zpracování (tyto zásady). To odpovídá informační povinnosti dle čl. 13 GDPR.

Co se s nahrávkou děje dál:

• AI přepis — umělá inteligence převede hovor do textu,
• zápis do CRM — z přepisu vznikne strukturovaný zápis (výsledek hovoru, domluvená schůzka, poznámky),
• skórování kvality — AI vyhodnotí kvalitu hovoru (např. srozumitelnost, dodržení skriptu, korektnost jednání). Skóre slouží k hodnocení a zaškolování našich operátorů, ne k hodnocení volaných osob.

Právním titulem je náš oprávněný zájem: potřebujeme kontrolovat a zlepšovat kvalitu hovorů, zaškolovat operátory a — protože pracujeme za provizi — doložit klientům, že schůzka byla skutečně domluvena. K tomuto zpracování jsme provedli balanční test (posouzení oprávněného zájmu); jeho shrnutí vám na vyžádání poskytneme.

Důležité:

• Pokud si nepřejete být nahráváni, můžete to říct na začátku hovoru — hovor v takovém případě ukončíme nebo se domluvíme na jiné formě komunikace.
• Proti nahrávání a souvisejícímu zpracování můžete kdykoli vznést námitku (viz Vaše práva níže).
• Na základě nahrávek, přepisů ani skórování neprobíhá žádné automatizované rozhodování s právními či obdobnými účinky vůči volaným osobám ve smyslu čl. 22 GDPR. Konečná rozhodnutí dělají vždy lidé.
• Máte právo na přístup ke „své" nahrávce — na žádost vám sdělíme, zda záznam vašeho hovoru máme, a poskytneme vám jeho kopii či přepis (s ochranou práv ostatních osob na záznamu).

Odkud máme vaše údaje

• Přímo od vás — z formuláře, e-mailu, telefonátu nebo pohovoru.
• Od našich klientů — kontaktní databáze pro kampaně (zde je správcem klient a my zpracovatelem; klient odpovídá za to, že kontakty získal v souladu s právem, a my to ve smlouvě vyžadujeme).
• Z veřejných zdrojů — obchodní rejstřík, webové stránky firem, veřejné firemní kontakty.

Komu údaje předáváme

Vaše údaje zásadně neprodáváme ani nepředáváme nikomu, kdo by je využíval pro vlastní marketing. Předáváme je pouze:

• našim klientům — výstupy kampaní, které se jich týkají (domluvené schůzky, zápisy z hovorů s jejich potenciálními zákazníky),
• zpracovatelům, kteří pro nás zajišťují provoz a jsou smluvně vázáni mlčenlivostí a pokyny dle čl. 28 GDPR:
  • poskytovatel hostingu webu — [DOPLŇTE: název poskytovatele],
  • poskytovatel telefonní/VoIP platformy — [DOPLŇTE: název poskytovatele],
  • poskytovatel AI nástrojů pro přepis a analýzu hovorů — [DOPLŇTE: název nástroje/poskytovatele],
  • poskytovatel CRM systému — [DOPLŇTE: název CRM],
  • poskytovatel e-mailových a kancelářských služeb — [DOPLŇTE: název poskytovatele],
  • poskytovatel webové analytiky — [DOPLŇTE: název nástroje] (jen při souhlasu s analytickými cookies),
  • účetní a daňoví poradci — [DOPLŇTE: případně název],
• orgánům veřejné moci, pokud nám to ukládá zákon (např. finanční správa, soudy, orgány činné v trestním řízení).

Aktuální seznam zpracovatelů vám na vyžádání rádi pošleme.

Předávání údajů mimo EU/EHP

Údaje zpracováváme primárně v Evropské unii. Někteří poskytovatelé technologií (zejména AI a cloudové nástroje — [DOPLŇTE: konkrétní nástroje]) však mohou údaje zpracovávat i mimo EU/EHP, typicky v USA. V takovém případě k předání dochází výhradně se zárukami dle kapitoly V GDPR:

• na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající ochraně (např. rámec EU–USA pro ochranu údajů — Data Privacy Framework), nebo
• na základě standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí, doplněných o potřebná technická a organizační opatření.

Kopii příslušných záruk vám na vyžádání poskytneme.

Jak dlouho údaje uchováváme

Řídíme se zásadou: jen tak dlouho, jak je opravdu potřeba.

Po uplynutí těchto lhůt údaje smažeme nebo anonymizujeme.

Cookies

Na webu používáme nezbytné cookies (pro fungování webu — bez souhlasu, na základě § 89 odst. 3 zákona č. 127/2005 Sb.) a analytické cookies (jen pokud nám je v cookie liště povolíte). Souhlas můžete kdykoli změnit nebo odvolat v nastavení cookie lišty. Podrobnosti najdete v samostatných Zásadách cookies.

Jak vaše údaje chráníme

• Přístup k nahrávkám, přepisům a CRM mají jen proškolení pracovníci, kteří je potřebují ke své práci, a to na základě přístupových práv a pod závazkem mlčenlivosti.
• Data přenášíme šifrovaně (TLS/HTTPS) a ukládáme u poskytovatelů s odpovídajícím zabezpečením (šifrování, zálohování, řízení přístupů).
• Se všemi zpracovateli máme uzavřeny smlouvy o zpracování osobních údajů.
• Bezpečnostní opatření pravidelně revidujeme; případné porušení zabezpečení bychom řešili v souladu s čl. 33 a 34 GDPR (včetně ohlášení ÚOOÚ, resp. dotčeným osobám).

Vaše práva

Vůči nám jako správci můžete kdykoli uplatnit tato práva:

• právo na přístup (čl. 15 GDPR) — zjistit, zda a jaké údaje o vás zpracováváme, a získat jejich kopii (včetně nahrávky hovoru),
• právo na opravu (čl. 16) — nepřesné údaje opravíme,
• právo na výmaz (čl. 17) — „právo být zapomenut", pokud neexistuje právní důvod údaje dál držet,
• právo na omezení zpracování (čl. 18),
• právo na přenositelnost (čl. 20) — údaje zpracovávané na základě smlouvy či souhlasu vám předáme ve strojově čitelném formátu,
• právo odvolat souhlas (čl. 7 odst. 3) — kdykoli, snadno a bez udání důvodu; odvoláním není dotčena zákonnost dřívějšího zpracování,

a zvlášť upozorňujeme:

• PRÁVO VZNÉST NÁMITKU (čl. 21 GDPR) — proti každému zpracování založenému na našem oprávněném zájmu, tedy i proti nahrávání hovorů a jejich AI zpracování, můžete kdykoli vznést námitku. Zpracování pak ukončíme, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody, které převažují nad vašimi zájmy, právy a svobodami, nebo pokud údaje nepotřebujeme pro určení, výkon či obhajobu právních nároků.

Práva uplatníte e-mailem na ahoj@obchodniq.cz, telefonicky na +420 774 235 613 nebo písemně na adrese sídla. Odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději do 1 měsíce (ve složitých případech lze lhůtu prodloužit o další 2 měsíce — dali bychom vám vědět). Vyřízení je bezplatné; jen u zjevně nedůvodných či nepřiměřeně opakovaných žádostí můžeme účtovat přiměřený poplatek. Pro ochranu vašich údajů můžeme potřebovat ověřit vaši totožnost.

Pokud se budete domnívat, že vaše údaje zpracováváme protiprávně, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu: Úřad pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz. Budeme ale rádi, když se nejdřív ozvete nám — většinu věcí vyřešíme rychle a bez úřadů.

Automatizované rozhodování a profilování

Neprovádíme žádné rozhodování založené výhradně na automatizovaném zpracování, které by pro vás mělo právní či obdobně významné účinky (čl. 22 GDPR). AI u nás přepisuje, zapisuje a pomáhá hodnotit kvalitu práce našich operátorů — rozhodnutí ale vždy dělají lidé.

Změny těchto zásad

Tyto zásady můžeme čas od času aktualizovat — například když nasadíme nový nástroj nebo se změní legislativa. Aktuální verze je vždy na této stránce; o podstatných změnách budeme stávající klienty informovat.

Tyto zásady jsou účinné od [DOPLŇTE: datum účinnosti].